Back to ResourcesBack to Landing Page
SellerCuan - Kelola sekali, cuan berkali-kali.

SellerCuan Resource

SellerCuan - Kelola sekali, cuan berkali-kali.

Documentation

Manual Book

Panduan penggunaan SellerCuan untuk owner, admin, supervisor, dan staf operasional.

SellerCuan Manual Book

1. Pendahuluan

SellerCuan adalah aplikasi ERP berbasis SaaS yang membantu bisnis mengelola pembelian, gudang, penjualan, e-commerce storefront, produksi, keuangan, CRM, HRIS, dan administrasi dalam satu sistem. Manual book ini disusun sebagai panduan penggunaan harian untuk owner, admin, supervisor, dan staf operasional.

Dokumen ini fokus pada cara memakai sistem dari sisi pengguna, bukan dari sisi teknis development.

2. Tujuan Penggunaan

Dengan SellerCuan, tim dapat:

  • Mengelola banyak proses bisnis dalam satu aplikasi.
  • Menjaga akurasi stok dan transaksi.
  • Memantau performa bisnis lewat dashboard dan laporan.
  • Mengurangi pekerjaan manual lewat import, export, dan print dokumen.
  • Mengaktifkan online shop sendiri yang terhubung ke produk, stok, order, voucher, member, dan KOL affiliate.
  • Menjalankan operasional bisnis secara rapi, terpusat, dan aman.

3. Siapa yang Menggunakan

OWNER

  • Mengawasi operasional bisnis.
  • Mengelola master data, transaksi, laporan, dan backup data.

ADMIN

  • Menjalankan administrasi harian.
  • Mengelola master data dan transaksi sesuai kebutuhan.

STAFF

  • Menjalankan proses operasional sehari-hari sesuai modul yang digunakan.

4. Cara Akses Sistem

4.1 Login

  1. Buka halaman login SellerCuan.
  2. Masukkan email dan password.
  3. Klik tombol login.

4.2 Logout

Gunakan menu profil di area aplikasi untuk keluar dari sesi aktif.

5. Mengenal Tampilan Aplikasi

Setelah login, pengguna akan melihat layout utama aplikasi dengan beberapa area penting:

  • Sidebar: berisi modul utama seperti Purchasing, Warehouse, Sales, E-commerce, Production, Finance, CRM, HRIS, dan Administration.
  • Header: menampilkan nama user dan konteks halaman aktif.
  • Konten utama: berisi tabel, form, ringkasan KPI, dan grafik.
  • Search, filter, pagination: dipakai untuk mencari dan membatasi data.
  • Drawer atau modal: dipakai untuk input data tanpa pindah halaman penuh.

6. Konsep Dasar Penggunaan

Sebelum masuk ke tiap modul, pahami beberapa pola penggunaan berikut:

6.1 Search

  • Gunakan kolom pencarian untuk mencari data berdasarkan kata kunci seperti nama, nomor dokumen, SKU, supplier, customer, atau tracking number.

6.2 Sorting

  • Klik judul kolom pada tabel untuk mengurutkan data naik atau turun.

6.3 Pagination

  • Jika data banyak, pindah halaman menggunakan kontrol pagination di bawah tabel.

6.4 Filter Tanggal

  • Beberapa modul menyediakan filter tanggal untuk membatasi data sesuai periode tertentu.
  • Gunakan tombol apply setelah memilih rentang tanggal.

6.5 Export

  • Tombol export akan mengunduh data ke file Excel untuk analisis atau pelaporan.

6.6 Print

  • Beberapa dokumen seperti PO, SO, GR, dan production task dapat dicetak ke PDF.

7. Dashboard Overview

Dashboard adalah ringkasan operasional bisnis dalam satu layar.

Fungsi Dashboard

  • Melihat jumlah produk, purchase order, sales order, employee, lead, dan saldo bersih.
  • Memantau tren penjualan bulanan.
  • Melihat produk yang paling sering terjual dan paling sering dibeli.
  • Melihat penjualan terbaru.

Cara Menggunakan Dashboard

  1. Pilih rentang tanggal bila ingin melihat data periode tertentu.
  2. Periksa KPI utama di bagian atas.
  3. Baca grafik untuk melihat tren penjualan dan produk unggulan.
  4. Gunakan kartu navigasi ERP untuk masuk ke modul yang dibutuhkan.

8. Modul Purchasing

Modul Purchasing dipakai untuk mengelola pemasok dan pembelian barang.

8.1 Suppliers

Gunakan menu ini untuk mengelola data supplier.

Data yang disimpan

  • Nama supplier
  • Email
  • Nomor telepon

Langkah menambah supplier

  1. Buka menu Purchasing > Suppliers.
  2. Klik tombol tambah data.
  3. Isi informasi supplier.
  4. Simpan data.

Kapan supplier perlu dibuat

  • Sebelum membuat purchase order.
  • Saat vendor baru mulai dipakai.

8.2 Purchase Orders

Purchase order dipakai untuk membuat dokumen pembelian ke supplier.

Data penting pada PO

  • Nomor PO
  • Supplier
  • Tanggal estimasi kedatangan
  • Item pembelian
  • Quantity
  • Unit pembelian
  • Conversion factor
  • Harga per unit
  • Diskon per item dan diskon dokumen
  • Status dokumen

Langkah membuat PO

  1. Pastikan supplier sudah tersedia.
  2. Buka menu Purchasing > Purchase Orders.
  3. Klik tombol tambah PO.
  4. Pilih supplier.
  5. Isi item produk yang dibeli.
  6. Tentukan quantity, unit beli, dan harga.
  7. Isi ETA jika diperlukan.
  8. Simpan PO.

Status PO

  • DRAFT: dokumen belum final.
  • OPEN: dokumen aktif dan menunggu penerimaan.
  • PARTIAL: sebagian barang sudah diterima.
  • CLOSED: seluruh proses selesai.
  • CANCELLED: dokumen dibatalkan.

Kegunaan halaman detail PO

  • Memeriksa item pembelian.
  • Memverifikasi nilai total.
  • Melihat supplier terkait.
  • Mencetak dokumen PO.

9. Modul Warehouse

Modul Warehouse dipakai untuk mengelola master produk, lokasi gudang, stok, goods receipt, dan stock opname.

9.1 Categories

Kategori membantu pengelompokan produk.

Contoh penggunaan:

  • Bahan Baku
  • Produk Jadi
  • Aksesoris
  • Kemasan

9.2 Products

Produk adalah master item utama dalam sistem.

Informasi produk

  • SKU
  • Nama produk
  • Alias
  • Kategori
  • Unit
  • Harga jual
  • Harga beli
  • Moving average cost
  • Reorder point
  • Track stock
  • Product type
  • Product variants untuk opsi dinamis seperti size, color, atau pilihan custom
  • SKU, harga jual, harga beli, status aktif, dan image per varian

Product type yang umum

  • RAW_MATERIAL: bahan baku.
  • SEMI_FINISHED: barang setengah jadi.
  • FINISHED_GOOD: barang jadi.

Kapan track stock diaktifkan

  • Aktifkan untuk produk yang harus dipantau jumlah stoknya.
  • Nonaktifkan untuk item non-stok tertentu bila diperlukan.

Product variants

Gunakan product variants jika satu produk memiliki pilihan seperti size, color, storage, paket, atau opsi custom lain.

  • Seller dapat membuat option dan value dinamis.
  • Sistem dapat generate kombinasi varian dari option yang dibuat.
  • Setiap varian memiliki SKU unik.
  • Varian dapat memiliki harga jual, harga beli, status aktif, dan gambar sendiri.
  • Saat varian dipilih di storefront, gambar detail produk otomatis mengikuti gambar varian tersebut.
  • Stok varian dipakai di inventory, PO, goods receipt, adjustment, stock opname, POS, import sales order, cart, checkout, dan sales order.

9.3 Warehouse Locations

Lokasi gudang digunakan untuk membedakan posisi stok.

Contoh:

  • Gudang Utama
  • Rak A1
  • Area Produksi
  • Area Packing

9.4 Inventory

Inventory menampilkan stok per produk, varian, dan lokasi.

Informasi yang ditampilkan

  • Lokasi
  • SKU
  • Nama produk
  • Varian jika produk memiliki variant
  • On hand
  • Reserved
  • Moving average cost
  • Inventory value

Quick Stock Adjustment

Gunakan fitur ini saat perlu koreksi cepat terhadap stok.

Contoh penggunaan:

  • Ada selisih fisik kecil.
  • Barang rusak dan perlu dikurangi.
  • Stok awal ingin disesuaikan.

Langkah umum:

  1. Buka Warehouse > Inventory.
  2. Pilih quick stock adjustment.
  3. Pilih produk atau varian dan lokasi.
  4. Tentukan mode perubahan.
  5. Simpan koreksi.

9.5 Goods Receipt

Goods receipt digunakan untuk mencatat barang yang diterima dari purchase order.

Tujuan goods receipt

  • Menambah stok barang masuk.
  • Mencatat penerimaan terhadap PO.
  • Menjadi dasar costing dan, bila aktif, pencatatan keuangan.

Langkah membuat goods receipt

  1. Pastikan PO sudah ada.
  2. Buka Warehouse > Goods Receipt.
  3. Klik tambah goods receipt.
  4. Pilih PO referensi jika barang datang dari purchase order.
  5. Isi item dan quantity yang benar-benar diterima.
  6. Simpan dokumen.

Catatan penting

  • Jika barang datang sebagian, input hanya quantity yang diterima.
  • Pastikan unit beli dan conversion factor sesuai agar stok dasar akurat.
  • Jika item PO memakai varian, goods receipt menambah stok ke varian tersebut.

9.6 Stock Opname

Stock opname digunakan untuk audit stok fisik.

Alur stock opname

  1. Buat sesi stock opname.
  2. Pilih lokasi yang akan dihitung.
  3. Input quantity fisik setiap produk atau varian.
  4. Submit sesi bila sudah selesai dihitung.
  5. Approve jika sudah diverifikasi.
  6. Finalize untuk menerapkan selisih ke sistem.

Status stock opname

  • DRAFT: masih tahap input.
  • SUBMITTED: menunggu pemeriksaan.
  • APPROVED: sudah diverifikasi.
  • FINALIZED: selisih sudah diposting ke sistem.

Kapan stock opname digunakan

  • Akhir bulan.
  • Setelah perpindahan gudang besar.
  • Saat ditemukan selisih stok signifikan.
  • Saat stok per varian perlu disesuaikan dengan hasil hitung fisik.

10. Modul Sales / POS

Modul Sales digunakan untuk mengelola pelanggan, channel penjualan, sales order, POS kasir, import marketplace, package scan, dan promosi.

10.1 Customers

Data customer dipakai untuk transaksi penjualan.

Informasi customer

  • Nama customer
  • Email
  • Nomor telepon
  • Kota

10.2 Channels

Channel dipakai untuk mengelompokkan sumber penjualan.

Contoh:

  • Shopee
  • TikTok Shop
  • Lazada
  • POS
  • Website

10.3 Sales Orders

Sales order adalah dokumen transaksi penjualan.

Informasi umum sales order

  • Nomor order internal
  • Customer
  • Channel
  • Item order
  • Quantity
  • Harga jual
  • Diskon
  • Nomor tracking
  • Informasi pengiriman
  • Status order

Langkah membuat sales order manual

  1. Pastikan customer sudah tersedia.
  2. Pastikan produk dan harga sudah benar.
  3. Buka Sales > Orders.
  4. Klik tambah sales order.
  5. Pilih customer dan channel.
  6. Isi item order.
  7. Simpan transaksi.

Halaman detail sales order

Digunakan untuk:

  • Melihat item lengkap.
  • Memeriksa status marketplace.
  • Memeriksa alamat pengiriman.
  • Mencetak dokumen penjualan.
  • Meng-update status fulfillment order e-commerce agar status di storefront customer ikut berubah.
  • Memeriksa audit voucher yang dipakai, termasuk produk atau varian target.
  • Memeriksa audit promo otomatis, termasuk trigger, reward, diskon, dan bonus.
  • Memeriksa fee KOL / Influencer dari voucher campaign yang sudah dipakai.

Status order e-commerce

Untuk order dari storefront, status di halaman order customer mengikuti status yang dikelola dari dashboard:

  • To Pay: order belum lunas atau belum ada pembayaran yang cukup.
  • To Ship: order sudah lunas dan menunggu dikirim.
  • To Receive: order sudah ditandai dikirim dari dashboard.
  • Completed: order sudah diterima atau selesai.
  • Cancelled: order dibatalkan.

Admin dapat membuka Sales > Orders, lalu menggunakan tombol update status e-commerce pada baris order untuk mengubah status fulfillment menjadi Dikirim, Diterima, Selesai, atau Dibatalkan.

10.4 Import Sales Orders dari Marketplace

SellerCuan mendukung import order dari file Excel marketplace.

Channel yang didukung

  • Shopee
  • TikTok
  • Lazada

Persiapan sebelum import

  1. Pastikan channel penjualan sudah dibuat.
  2. Gunakan template file yang sesuai dengan marketplace.
  3. Pastikan SKU di file cocok dengan SKU produk atau SKU varian di sistem.

Langkah import

  1. Buka Sales atau Sales > Orders.
  2. Pilih fitur import sales orders.
  3. Pilih channel.
  4. Upload file XLSX.
  5. Submit import.

Hasil import

  • Sistem membuat sales order otomatis.
  • Order dapat dikelompokkan dalam batch ID.
  • Data pengiriman, buyer, dan tracking akan ikut terbaca jika tersedia di file.
  • Import bersifat all-or-nothing per file. Jika ada error di tengah proses, seluruh file dibatalkan.
  • Import mengurangi stok untuk produk yang track stock selama order tidak berstatus cancelled.
  • Jika SKU yang ditemukan adalah SKU varian, import mengurangi stok varian.
  • Jika stok tidak cukup, import gagal dan sistem tidak membuat stok negatif.
  • Jika order channel yang sama di-import ulang, sistem mengembalikan stok dari data lama terlebih dahulu lalu menghitung ulang stok dari file terbaru.

10.5 Package Scans

Package scan dipakai untuk proses packing dan validasi resi.

Tujuan package scan

  • Mencegah resi diproses dua kali.
  • Memastikan tracking number cocok dengan sales order.
  • Menyediakan ringkasan scan untuk operasional.

Langkah penggunaan

  1. Buka Sales > Package Scans.
  2. Scan atau input tracking number.
  3. Sistem akan mencocokkan resi dengan order.
  4. Simpan hasil scan.

10.6 Promotions

Promotions dipakai untuk mengatur promo otomatis.

Tipe promo yang tersedia

  • BUY_X_GET_Y
  • BUNDLE_PRICE

Data yang dapat diatur

  • Nama promo.
  • Tipe promo.
  • Periode mulai dan selesai.
  • Channel yang berlaku.
  • Produk, varian, atau kategori target.
  • Produk atau varian reward untuk promo beli X gratis Y.
  • Harga bundling untuk promo bundle.
  • Status aktif promo.

Contoh penggunaan

  • Beli 2 gratis 1.
  • Beli paket bundling dengan harga khusus.
  • Promo khusus channel tertentu.
  • Promo hanya untuk kategori, produk, atau varian tertentu.

Langkah membuat promo

  1. Buka Sales > Promotions.
  2. Klik tambah promo.
  3. Isi nama promo, tipe, periode, dan channel bila perlu.
  4. Tambahkan rules promo.
  5. Simpan promo.

Langkah edit promo

  1. Buka Sales > Promotions.
  2. Pilih promo yang ingin diubah.
  3. Update periode, channel, produk, kategori, atau rule promo.
  4. Simpan perubahan.

Catatan penting promotions

  • Promo sales dipakai untuk transaksi operasional seperti sales order atau POS.
  • Rule promo dapat diarahkan ke produk induk, varian produk, atau kategori.
  • Reward promo BUY_X_GET_Y dan BUNDLE_PRICE dapat menggunakan produk atau varian.
  • Daftar promotion menampilkan ringkasan rule dan label varian agar campaign lebih mudah diaudit.
  • Promo yang terpakai pada order muncul di detail Sales Order pada section Promo Digunakan.
  • Gunakan periode promo agar diskon tidak aktif lebih lama dari campaign yang direncanakan.
  • Pastikan rule promo diuji sebelum campaign berjalan.

10.7 POS Kasir

POS digunakan untuk transaksi toko offline atau transaksi langsung yang dilakukan kasir.

Fungsi POS

  • Membuka dan menutup shift kasir.
  • Mencatat opening cash, closing cash, dan cash taken.
  • Menambahkan produk dengan scanner SKU.
  • Menambahkan varian dengan scanner SKU varian.
  • Menambahkan produk manual dari dropdown.
  • Mengelola cart POS.
  • Memilih customer dan channel.
  • Menggunakan diskon dan voucher code.
  • Memilih metode pembayaran.
  • Menyimpan hold draft order.
  • Checkout transaksi.
  • Print thermal receipt.
  • Transaksi POS tetap masuk ke sales order.

Metode pembayaran POS

  • Cash.
  • Transfer.
  • EDC / Card.
  • QRIS.
  • Credit atau piutang.

Langkah membuka shift

  1. Buka Sales > POS.
  2. Isi nominal uang awal atau opening cash.
  3. Isi password akun untuk validasi.
  4. Tambahkan catatan shift bila diperlukan.
  5. Buka shift.

Langkah transaksi POS

  1. Pastikan shift kasir sudah aktif.
  2. Scan SKU produk/varian atau pilih produk manual.
  3. Atur quantity pada cart bila diperlukan.
  4. Pilih customer dan channel.
  5. Isi diskon atau voucher code bila ada.
  6. Pilih metode pembayaran.
  7. Isi nominal pembayaran.
  8. Checkout transaksi.
  9. Print thermal receipt bila diperlukan.

Hold draft order

Hold draft order digunakan saat transaksi perlu ditunda sementara.

Contoh penggunaan:

  • Customer belum menyelesaikan pembayaran.
  • Kasir perlu melayani transaksi lain terlebih dahulu.
  • Order perlu ditahan beberapa menit sebelum diputuskan.

Langkah umum:

  1. Isi cart POS.
  2. Tentukan durasi hold.
  3. Simpan sebagai draft.
  4. Buka kembali draft ketika transaksi akan dilanjutkan.

Langkah menutup shift

  1. Hitung uang di cashdrawer.
  2. Buka panel close shift.
  3. Isi closing cash.
  4. Isi cash taken bila ada uang yang diambil dari cashdrawer.
  5. Isi catatan penutupan shift bila diperlukan.
  6. Tutup shift.

Summary shift

Summary shift membantu kasir dan owner memeriksa:

  • Jumlah transaksi.
  • Jumlah item terjual.
  • Gross sales.
  • Cash sales.
  • Non-cash sales.
  • Credit sales.
  • Total diskon.
  • Expected cash amount.

Catatan penting POS

  • POS terkunci jika tidak ada shift aktif.
  • Pastikan channel POS sudah tersedia agar transaksi mudah difilter.
  • Payment method credit akan menghasilkan piutang yang dapat dipantau dari finance receivables.
  • Produk yang dijual melalui POS tetap mengikuti stok dan harga dari master product.
  • Voucher code POS dapat berlaku untuk produk induk, varian, kategori, atau seluruh produk sesuai setup voucher.
  • Jika voucher POS berlaku ke beberapa item, sistem membagi diskon ke item eligible agar audit detail order menampilkan produk atau varian target.
  • Voucher khusus KOL / Influencer dapat dipakai di POS melalui kode KOL dan fee akan mengikuti status pembayaran order.

11. Modul E-commerce

Modul E-commerce digunakan untuk membuat online shop publik yang terhubung langsung ke data produk, stok, order, voucher, member, dan operasional SellerCuan.

11.1 Storefront Publik

Storefront dapat diakses melalui alamat /shop/[tenantSlug].

Fungsi storefront

  • Menampilkan katalog produk yang sudah diaktifkan untuk e-commerce.
  • Menampilkan kategori yang sudah diaktifkan untuk e-commerce.
  • Menampilkan detail produk, media gambar/video, dan deskripsi lengkap.
  • Menyediakan cart, checkout, dan order history customer.
  • Menghubungkan order dari storefront ke alur sales order dan fulfillment.

11.2 E-commerce Builder

Builder digunakan untuk mengatur tampilan storefront.

Data yang dapat diatur

  • Nama store.
  • Tagline.
  • Warna utama, warna sekunder, dan warna aksen.
  • Logo.
  • Hero title dan hero subtitle.
  • Announcement text.
  • Banner dan blok konten halaman.
  • Nomor WhatsApp toko untuk floating button dan contact seller.

Langkah setup tampilan storefront

  1. Buka E-commerce > Builder.
  2. Lengkapi identitas store dan warna brand.
  3. Upload logo atau banner bila diperlukan.
  4. Simpan konfigurasi.
  5. Buka storefront untuk memastikan tampilan sudah sesuai.

11.3 Produk dan Kategori E-commerce

Produk dan kategori yang tampil di storefront dikontrol dari master data warehouse.

Setup kategori

  1. Buka Warehouse > Categories.
  2. Buat atau edit kategori.
  3. Aktifkan toggle e-commerce.
  4. Isi slug dan upload image kategori bila diperlukan.
  5. Simpan kategori.

Setup produk

  1. Buka Warehouse > Products.
  2. Buat atau edit produk.
  3. Aktifkan toggle e-commerce.
  4. Isi slug produk.
  5. Upload media produk.
  6. Tambahkan product variants bila produk memiliki pilihan seperti size atau color.
  7. Isi gambar per varian jika ingin gambar berubah otomatis saat customer memilih varian.
  8. Isi deskripsi lengkap e-commerce.
  9. Simpan produk.

Catatan penting

  • Produk hanya tampil bila produk dan kategorinya sama-sama aktif untuk e-commerce.
  • Produk yang tidak aktif e-commerce tetap bisa dipakai untuk operasional internal.
  • Media produk dapat berupa gambar atau video.
  • Varian aktif tampil sebagai pilihan di detail produk storefront.
  • Jika varian memiliki gambar, gambar detail produk otomatis berpindah ke gambar varian yang dipilih.

11.4 Cart dan Checkout

Cart digunakan customer untuk mengumpulkan produk sebelum checkout.

Alur checkout

  1. Customer membuka storefront.
  2. Customer memilih produk dan menambahkannya ke cart.
  3. Jika produk memiliki varian, customer memilih varian sebelum add to cart.
  4. Customer membuka cart dan melanjutkan ke checkout.
  5. Customer mengisi data pengiriman dan voucher bila ada.
  6. Sistem membuat order yang masuk ke operasional SellerCuan.
  7. Setelah checkout berhasil, customer dapat membuka digital receipt dan men-download receipt.
  8. Customer dapat melihat status order di tab To Pay, To Ship, To Receive, Completed, atau Cancelled.

Promo dan stok saat checkout

  • Promo otomatis yang aktif dapat tampil di product card, detail produk, cart, dan checkout.
  • Jika promo memberikan bonus produk, sistem mengecek stok bonus saat checkout.
  • Jika stok produk utama habis, checkout gagal dan order tidak dibuat.
  • Jika stok varian habis, checkout gagal dan order tidak dibuat.
  • Jika stok bonus habis saat checkout, bonus di-skip dan order tetap dibuat tanpa bonus tersebut.
  • Perubahan stok checkout dilakukan secara transaksional agar tidak menghasilkan stok negatif.

WhatsApp storefront

  • Nomor WhatsApp diatur dari E-commerce > Builder.
  • Storefront menampilkan floating button WhatsApp di kanan bawah jika nomor sudah diisi.
  • Contact seller pada order history storefront akan membuka WhatsApp ke nomor toko.

11.5 Voucher E-commerce

Voucher digunakan untuk promosi khusus storefront.

Fungsi voucher

  • Memberikan diskon ke customer storefront.
  • Mengatur periode aktif promo.
  • Menghubungkan voucher dengan campaign KOL bila diperlukan.
  • Mengatur diskon produk atau diskon ongkir.
  • Membatasi voucher berdasarkan produk, varian, atau kategori.
  • Mengatur limit quantity dan cara penggunaan per member.

Jenis voucher

  • Diskon produk.
  • Diskon ongkir.

Jenis diskon

  • Nominal.
  • Persen.

Scope voucher

  • Seluruh produk.
  • Kategori tertentu.
  • Produk atau varian tertentu.

Pengaturan voucher

  • Kode voucher.
  • Nama voucher.
  • Deskripsi.
  • Nilai diskon.
  • Maksimal diskon untuk tipe persen.
  • Jumlah voucher.
  • Periode aktif.
  • Usage mode: sekali per member atau bisa berkali-kali per member.
  • Toggle voucher khusus KOL / Influencer.
  • Fee KOL dalam nominal atau persentase.

Langkah membuat voucher

  1. Buka E-commerce > Vouchers.
  2. Buat voucher baru.
  3. Isi kode dan nama voucher.
  4. Pilih jenis voucher.
  5. Pilih jenis diskon.
  6. Isi nilai diskon dan maksimal diskon bila diperlukan.
  7. Isi jumlah voucher dan periode aktif bila diperlukan.
  8. Pilih usage mode.
  9. Aktifkan voucher khusus KOL / Influencer jika voucher hanya untuk campaign affiliate.
  10. Atur fee KOL bila voucher digunakan untuk campaign influencer.
  11. Pilih scope voucher.
  12. Pilih kategori, produk, atau varian jika scope bukan seluruh produk.
  13. Simpan voucher.
  14. Uji voucher dari cart atau checkout storefront.

Langkah edit voucher

  1. Buka E-commerce > Vouchers.
  2. Klik tombol Edit pada voucher yang ingin diubah.
  3. Update nominal diskon, periode, usage mode, scope, kategori, produk, varian, atau fee KOL.
  4. Simpan perubahan.
  5. Jika hanya ingin menghentikan voucher sementara, gunakan tombol Nonaktifkan dari daftar voucher.

Aktif / nonaktif voucher

  • Voucher aktif dapat diklaim atau dipakai selama periode dan kuota masih valid.
  • Voucher nonaktif tidak muncul untuk member dan tidak bisa dipakai di cart, checkout, atau POS.
  • Gunakan nonaktif untuk menghentikan campaign tanpa menghapus riwayat transaksi dan audit redemption.

Monitoring voucher

Daftar voucher menampilkan:

  • Status aktif atau nonaktif.
  • Scope voucher.
  • Kategori atau produk yang terkait.
  • Fee KOL.
  • Jumlah klaim.
  • Jumlah voucher terpakai.
  • Limit quantity jika ada.
  • Usage mode.
  • Status voucher khusus KOL / Influencer.
  • Tombol Edit untuk mengubah pengaturan voucher.
  • Tombol Aktifkan / Nonaktifkan untuk menghentikan atau membuka campaign dengan cepat.

Catatan penting voucher

  • Voucher biasa dapat diklaim dan dipilih member dari cart atau checkout selama memenuhi syarat.
  • Voucher khusus KOL / Influencer tidak ditampilkan sebagai voucher klaim member.
  • Voucher khusus KOL / Influencer digunakan dengan memasukkan kode voucher dari KOL.
  • Jika usage mode sekali per member sudah pernah digunakan, voucher tidak akan muncul lagi untuk member tersebut.
  • Redemption voucher disimpan ke detail Sales Order, termasuk produk atau varian jika voucher diterapkan pada item tertentu.
  • Voucher POS juga dicatat ke audit Sales Order dan diskonnya dialokasikan ke item eligible.

Checklist QA voucher dan promo

Gunakan checklist ini sebelum campaign dijalankan:

  1. Buat voucher scope varian.
  2. Pastikan voucher hanya muncul pada varian yang sesuai di cart atau checkout.
  3. Edit voucher dan ubah target varian.
  4. Nonaktifkan voucher dan pastikan voucher tidak bisa dipakai.
  5. Aktifkan kembali voucher dan pastikan voucher bisa dipakai lagi.
  6. Buat promotion rule dengan trigger varian.
  7. Buat promotion rule dengan reward varian.
  8. Checkout storefront dan pastikan detail Sales Order menampilkan Voucher Digunakan dan Promo Digunakan.
  9. Checkout POS dengan voucher produk atau varian dan pastikan audit voucher muncul di detail Sales Order.
  10. Cek fee KOL hanya diposting setelah order dibayar.

11.6 Member Customer

Member customer adalah akun customer storefront.

Fitur member

  • Register dan login.
  • Profil customer.
  • Alamat pengiriman.
  • Rekening atau data bank member.
  • Riwayat order.

Kegunaan untuk bisnis

  • Customer dapat checkout dan melihat riwayat pembelian.
  • Tim dapat melihat daftar member storefront dari modul e-commerce.
  • Data member membantu retensi dan campaign berikutnya.

11.7 KOL / Influencer Affiliate

KOL / Influencer affiliate digunakan untuk campaign berbasis kreator, partner, atau affiliate.

Fitur KOL

  • Portal register KOL.
  • Portal login KOL.
  • Dashboard KOL.
  • Pembuatan kode voucher KOL.
  • Fee ledger atau catatan komisi.
  • Payout account.
  • Withdrawal komisi.
  • Monitoring kode voucher KOL dari sisi tenant.

Alur KOL

  1. KOL mendaftar dan login.
  2. Tenant membuat voucher dan mengatur fee KOL.
  3. KOL membuat atau memakai kode voucher campaign.
  4. Customer memakai kode voucher saat checkout.
  5. Sistem mencatat komisi ke fee ledger setelah order dibayar.
  6. KOL mengisi payout account.
  7. KOL mengajukan withdrawal sesuai saldo yang tersedia.

Portal KOL

Portal KOL tersedia terpisah dari dashboard tenant.

  • Register KOL: /kol/register
  • Login KOL: /kol/login
  • Dashboard KOL: /kol/dashboard
  • Withdrawal KOL: /kol/withdraw

Monitoring KOL oleh tenant

Tenant dapat membuka E-commerce > KOL untuk melihat:

  • Jumlah kode KOL aktif.
  • Total fee atau komisi.
  • Link portal KOL.
  • Daftar kode voucher KOL.
  • Nama KOL dan voucher terkait.
  • Nilai fee dalam persen atau nominal.

Catatan penting KOL

  • Komisi KOL mengikuti pengaturan fee pada voucher.
  • Fee KOL hanya dihitung untuk order yang sudah dibayar.
  • Pastikan voucher aktif sebelum membagikan kode ke KOL.
  • Pantau fee ledger sebelum menyetujui withdrawal.
  • Gunakan kode voucher yang mudah dibedakan agar performa tiap KOL bisa dianalisis.

12. Modul Production

Production digunakan untuk bisnis yang memiliki proses perakitan, manufaktur ringan, atau produksi pesanan.

12.1 Resep/BOM

Resep/BOM adalah daftar bahan, konversi satuan, scrap/yield, dan komponen biaya yang dibutuhkan untuk membuat suatu produk.

Fitur Resep/BOM

  • Resep/BOM memiliki versi. Versi aktif dipakai untuk work order produksi, sedangkan versi lama bisa disimpan sebagai referensi.
  • Setiap produk output hanya memiliki satu Resep/BOM aktif pada satu waktu.
  • Estimasi HPP dihitung otomatis dari biaya bahan, scrap/yield, labor cost, dan overhead cost.
  • Output Resep/BOM dapat diset sebagai barang setengah jadi atau barang jadi.
  • Bahan Resep/BOM dapat menggunakan raw material maupun barang setengah jadi.
  • Daftar Resep/BOM mendukung search, filter status aktif/nonaktif, filter tipe output, dan pagination.
  • Detail Resep/BOM memiliki compare side-by-side untuk memilih dan membandingkan multiple versi.
  • Audit trail mencatat perubahan Resep/BOM seperti pembuatan versi, perubahan bahan, perubahan cost, delete bahan, dan set active.

Langkah membuat Resep/BOM

  1. Pastikan produk jadi sudah dibuat.
  2. Pastikan bahan baku atau barang setengah jadi sudah tersedia di product master.
  3. Buka Production > Resep/BOM.
  4. Tambahkan Resep/BOM untuk produk yang dipilih.
  5. Pilih kategori output: barang setengah jadi atau barang jadi.
  6. Masukkan daftar bahan dan quantity required.
  7. Pilih unit bahan. Jika unit sejenis dengan unit dasar produk, sistem mengisi konversi otomatis.
  8. Jika unit tidak sejenis, isi conversion factor manual sesuai aturan operasional.
  9. Isi scrap %, yield %, labor cost, dan overhead cost jika diperlukan.
  10. Simpan Resep/BOM.

Versi, compare, dan HPP

  • Saat membuat Resep/BOM baru untuk produk yang sama, sistem membuat versi baru.
  • Versi baru otomatis menjadi active dan versi sebelumnya menjadi inactive.
  • Resep/BOM inactive dapat diaktifkan kembali melalui tombol Set Active.
  • Estimasi HPP tampil pada daftar Resep/BOM, detail Resep/BOM, dan compare BOM.
  • Compare Bahan BOM dapat memilih satu atau beberapa versi untuk membandingkan material, qty, base qty, qty efektif, scrap/yield, material cost, labor cost, overhead cost, dan total HPP.
  • Jika Resep/BOM aktif berubah, HPP produk output mengikuti estimasi HPP Resep/BOM aktif.
  • Work order baru memakai snapshot Resep/BOM aktif saat dibuat. Work order lama tidak otomatis berubah saat Resep/BOM diedit.

Scrap, yield, labor, dan overhead

  • Scrap % adalah tambahan bahan karena waste/rusak/terbuang. Jika bahan 100 gram dan scrap 5%, kebutuhan efektif menjadi 105 gram.
  • Yield % adalah efisiensi hasil pemakaian bahan. Jika bahan 100 gram dan yield 80%, kebutuhan efektif menjadi 125 gram.
  • Labor cost adalah biaya tenaga kerja per unit output.
  • Overhead cost adalah biaya tidak langsung per unit output.
  • HPP Resep/BOM dihitung dari material efektif + labor cost + overhead cost.

Konversi unit Resep/BOM

Contoh konversi otomatis:

  • Produk bahan memiliki unit dasar KG, lalu Resep/BOM memakai GRAM. Quantity 15 gram akan dihitung sebagai 0.015 KG.
  • Produk bahan memiliki unit dasar LITER, lalu Resep/BOM memakai ML. Quantity 250 ml akan dihitung sebagai 0.25 LITER.
  • Produk bahan memiliki unit dasar METER, lalu Resep/BOM memakai CM. Quantity 30 cm akan dihitung sebagai 0.3 METER.

Jika unit tidak sejenis, misalnya PCS ke KG atau BOX ke LITER, sistem menampilkan warning agar conversion factor diisi manual.

12.2 Production Work Orders

Work order dipakai untuk merencanakan produksi.

Fungsi work order

  • Menentukan target produksi.
  • Menetapkan due date.
  • Menyusun kebutuhan material.
  • Mencatat hasil output.

Langkah membuat work order

  1. Pastikan recipe sudah tersedia.
  2. Buka Production > Production Work Orders.
  3. Buat work order baru.
  4. Pilih recipe aktif. Label recipe menampilkan versi dan estimasi HPP.
  5. Isi target quantity dan due date.
  6. Simpan.

Saat work order selesai, sistem mengurangi bahan berdasarkan base quantity recipe dan menambah stok output produksi ke lokasi penyimpanan yang dipilih.

12.3 Material Issuance

Material issuance digunakan untuk mengeluarkan bahan baku dari inventory ke proses produksi.

Kapan digunakan

  • Saat produksi dimulai.
  • Saat bahan benar-benar dipakai.

Langkah penggunaan

  1. Buka Production > Material Issuance.
  2. Buat issuance baru.
  3. Pilih bahan baku yang digunakan.
  4. Isi quantity usage.
  5. Simpan dan selesaikan issuance sesuai proses operasional.

12.4 Specializations

Specialization menghubungkan karyawan dengan produk atau jenis kerja tertentu.

Manfaat

  • Membantu pembagian kerja.
  • Memudahkan penyusunan task produksi per orang.

12.5 Production Tasks

Production tasks digunakan untuk melihat daftar pekerjaan produksi berdasarkan batch penjualan.

Kegunaan

  • Membagi tugas ke karyawan.
  • Mengetahui item mana yang harus diproduksi.
  • Mengetahui quantity per produk.
  • Mencetak task sheet untuk lantai produksi.

13. Modul Finance

Finance dipakai untuk pencatatan akun, jurnal, buku besar, dan laporan keuangan dasar.

13.1 Accounts

Menu accounts berisi daftar chart of accounts bisnis.

Fungsi

  • Menyimpan akun-akun keuangan.
  • Menjadi dasar jurnal dan laporan.

13.2 Journal Entries

Journal entries digunakan untuk input jurnal manual dan melihat jurnal otomatis dari transaksi tertentu.

Langkah membuat jurnal manual

  1. Buka Finance > Journal Entries.
  2. Pilih create journal entry.
  3. Pilih account bila diperlukan.
  4. Isi nama akun, amount, status, dan tanggal posting.
  5. Simpan jurnal.

Filter yang tersedia

  • Kata kunci
  • Periode tanggal
  • Sumber jurnal, misalnya sales, purchase, atau manual

13.3 Ledger

Ledger digunakan untuk melihat mutasi dan saldo berjalan suatu akun.

Cara menggunakan

  1. Buka Finance > Ledger.
  2. Pilih account.
  3. Tentukan rentang tanggal.
  4. Periksa beginning balance, mutasi, dan running balance.

13.4 Balance Sheet

Balance sheet menunjukkan posisi aset, kewajiban, dan ekuitas pada tanggal tertentu.

13.5 Profit and Loss

Profit and loss menunjukkan pendapatan, beban pokok, biaya operasional, dan laba bersih dalam periode tertentu.

13.6 Finance Overview

Finance overview menampilkan ringkasan seperti:

  • Jumlah jurnal.
  • Open entries.
  • Total balance.
  • Nilai inventory.
  • Material cost periode berjalan.
  • Recent cost movements.

13.7 Accounts Receivable (Piutang Customer)

Accounts receivable digunakan untuk memantau piutang customer yang berasal dari sales order.

Fungsi accounts receivable

  • Melihat daftar piutang customer yang masih outstanding.
  • Mengetahui status piutang: OPEN, PARTIAL, OVERDUE, PAID, atau CANCELLED.
  • Mencatat pembayaran customer secara partial maupun penuh.
  • Melihat riwayat pembayaran per sales order.
  • Export daftar piutang dan detail histori pembayaran ke Excel.

Sumber data piutang

  • Piutang terbentuk dari sales order aktif.
  • Nilai outstanding dihitung dari total sales order dikurangi pembayaran yang sudah tercatat.
  • Pembayaran customer dapat berasal dari data payment yang sudah ada di order atau dari pencatatan manual di modul receivables.

Langkah menggunakan receivables

  1. Buka Finance > Receivables.
  2. Gunakan search untuk mencari nomor order, customer, atau channel.
  3. Gunakan filter tanggal dan status bila ingin membatasi daftar.
  4. Periksa kolom Total, Paid, Outstanding, dan Payments.
  5. Klik History untuk melihat riwayat pembayaran jika sudah ada pembayaran.
  6. Klik Receive untuk mencatat pembayaran baru dari customer.
  7. Klik View untuk membuka halaman detail piutang.

Langkah mencatat pembayaran customer

  1. Pastikan sales order yang dibayar sudah benar.
  2. Di daftar receivables, klik tombol Receive.
  3. Isi nominal pembayaran.
  4. Isi tanggal pembayaran.
  5. Simpan pembayaran.

Catatan penting receivables

  • Pembayaran tidak harus lunas dalam satu kali input.
  • Jika pembayaran belum penuh, status piutang akan menjadi PARTIAL.
  • Jika outstanding sudah nol, status akan berubah menjadi PAID.
  • History pembayaran dapat dilihat dari modal History atau dari halaman detail receivable.

13.8 Accounts Payable (Hutang Supplier)

Accounts payable digunakan untuk memantau hutang supplier yang berasal dari goods receipt.

Fungsi accounts payable

  • Melihat hutang supplier yang masih outstanding.
  • Mengetahui status hutang: OPEN, PARTIAL, OVERDUE, PAID, atau CANCELLED.
  • Mencatat pembayaran supplier secara partial maupun penuh.
  • Melihat riwayat pembayaran per goods receipt.
  • Export daftar hutang dan detail histori pembayaran ke Excel.

Sumber data hutang

  • Hutang supplier terbentuk saat goods receipt dibuat.
  • Goods receipt dianggap sebagai penerimaan barang, bukan pembayaran.
  • Outstanding hutang dihitung dari total goods receipt dikurangi pembayaran supplier yang sudah dicatat di modul payables.

Langkah menggunakan payables

  1. Buka Finance > Payables.
  2. Gunakan search untuk mencari nomor receipt, purchase order, atau supplier.
  3. Gunakan filter tanggal dan status bila ingin membatasi daftar.
  4. Periksa kolom Total, Paid, Outstanding, dan Payments.
  5. Klik History untuk melihat riwayat pembayaran jika sudah ada pembayaran.
  6. Klik Pay untuk mencatat pembayaran supplier.
  7. Klik View untuk membuka halaman detail hutang.

Langkah mencatat pembayaran supplier

  1. Pastikan goods receipt yang dibayar sudah benar.
  2. Di daftar payables, klik tombol Pay.
  3. Isi nominal pembayaran.
  4. Isi tanggal pembayaran.
  5. Simpan pembayaran.

Catatan penting payables

  • Goods receipt tidak otomatis dianggap lunas.
  • Pembayaran supplier dapat dilakukan bertahap.
  • Jika pembayaran baru sebagian, status hutang akan menjadi PARTIAL.
  • Jika outstanding sudah nol, status akan berubah menjadi PAID.
  • History pembayaran dapat dilihat dari modal History atau dari halaman detail payable.

14. Modul CRM

CRM digunakan untuk mengelola lead dan peluang bisnis.

14.1 Leads

Informasi lead yang dapat disimpan:

  • Nama perusahaan
  • Nama kontak
  • Email
  • Stage pipeline
  • Nilai peluang

14.2 Manfaat CRM

  • Memantau pipeline penjualan.
  • Mengetahui total nilai peluang.
  • Memisahkan lead baru, negosiasi, proposal, dan tahap lain sesuai proses bisnis.

15. Modul HRIS

HRIS digunakan untuk mengelola departemen, data karyawan, attendance, dan pengajuan kehadiran.

15.1 Departments

Gunakan untuk membuat struktur organisasi sederhana.

15.2 Employees

Data employee yang dapat dicatat:

  • Nomor karyawan
  • Nama
  • Posisi
  • Department
  • Base salary
  • Tanggal bergabung

15.3 Kegunaan HRIS di SellerCuan

  • Mengetahui jumlah karyawan aktif.
  • Menghitung estimasi payroll dasar.
  • Mendukung pembagian specialization pada modul produksi.
  • Mencatat clock in dan clock out karyawan.
  • Memantau kehadiran bulanan per karyawan atau departemen.
  • Mengelola pengajuan cuti, sakit, izin, dan dinas luar.

15.4 Attendance

Attendance digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan harian.

Fitur attendance

  • Clock in.
  • Clock out.
  • Foto wajib saat clock in dan clock out.
  • Lokasi dan akurasi GPS.
  • Catatan attendance.
  • Attendance report bulanan.
  • Filter berdasarkan bulan, tahun, departemen, dan karyawan.
  • Export laporan attendance.

Langkah clock in

  1. Buka HRIS > Attendance.
  2. Izinkan akses kamera dan lokasi dari browser.
  3. Ambil foto attendance.
  4. Pastikan lokasi sudah terdeteksi.
  5. Geser tombol clock in.
  6. Submit attendance.

Langkah clock out

  1. Buka HRIS > Attendance.
  2. Ambil foto clock out.
  3. Pastikan lokasi sudah terdeteksi.
  4. Geser tombol clock out.
  5. Submit attendance.

Catatan penting attendance

  • Foto wajib untuk clock in dan clock out.
  • Lokasi wajib aktif agar attendance dapat disimpan.
  • Jika user belum terhubung ke data employee, attendance tidak dapat digunakan sampai data employee diperbaiki.
  • Role yang dapat manage attendance dapat melihat report lintas karyawan dan melakukan export.

15.5 Attendance Request

Attendance request digunakan untuk pengajuan status kehadiran selain hadir normal.

Tipe pengajuan

  • Cuti.
  • Sakit.
  • Izin.
  • Dinas luar.

Data yang diisi

  • Tipe pengajuan.
  • Tanggal mulai.
  • Tanggal selesai.
  • Alasan atau keterangan.
  • Attachment bila diperlukan.

Langkah membuat pengajuan

  1. Buka HRIS > Attendance Request.
  2. Pilih tipe pengajuan.
  3. Isi tanggal mulai dan tanggal selesai.
  4. Isi alasan minimal sesuai kebutuhan internal.
  5. Upload attachment bila ada.
  6. Simpan pengajuan.

Approval attendance request

User dengan akses manage attendance dapat:

  • Melihat daftar pengajuan karyawan.
  • Menyetujui pengajuan.
  • Menolak pengajuan.
  • Mengisi catatan review.

Dampak approval

  • Pengajuan yang disetujui akan tercermin pada status attendance.
  • Pengajuan pending tetap terlihat sebagai status menunggu approval.
  • Pengajuan yang ditolak tidak dianggap sebagai status attendance valid.

16. Modul Administration

Administration digunakan untuk pengelolaan user dan backup data.

16.1 Users

Menu users digunakan untuk:

  • Menambah user.
  • Mengubah profil dasar user.
  • Mengatur role user.

16.2 Backup Data

Backup data digunakan untuk mencadangkan data operasional bisnis.

Kapan backup dilakukan

  • Sebelum perubahan besar.
  • Sebelum restore data.
  • Secara berkala sebagai prosedur pengamanan data.

16.3 Keamanan Transaksi dan Rollback

SellerCuan memakai database transaction untuk proses penting yang mengubah banyak data sekaligus.

Area yang dilindungi transaksi

  • Checkout e-commerce.
  • POS checkout dan draft hold.
  • Import sales order marketplace.
  • Goods receipt.
  • Sales order dan sales shipment.
  • Production work order.
  • Stock opname dan quick stock adjustment.
  • Payment supplier dan customer.
  • Backup, restore, dan tenant reset.

Perilaku rollback

  • Jika salah satu langkah gagal, perubahan dalam transaksi dibatalkan.
  • Operasi stok memakai atomic update atau row lock untuk mengurangi race condition.
  • Sistem mencegah stok keluar menjadi negatif pada transaksi yang membutuhkan ketersediaan stok.
  • Import sales order marketplace dibatalkan seluruhnya jika ada error pada salah satu order dalam file.

17. Alur Kerja yang Direkomendasikan

17.1 Setup Awal Sistem

Urutan setup yang disarankan:

  1. Lengkapi user internal bila diperlukan.
  2. Lengkapi warehouse locations.
  3. Lengkapi kategori produk.
  4. Lengkapi products.
  5. Lengkapi suppliers dan customers.
  6. Lengkapi sales channels.
  7. Periksa accounts dan struktur finance.
  8. Jika memakai storefront, aktifkan e-commerce pada kategori dan produk, lalu setup E-commerce > Builder.
  9. Jika memakai voucher atau KOL affiliate, setup E-commerce > Vouchers dan E-commerce > KOLs.
  10. Jika menggunakan produksi, buat recipes dan specialization.

17.2 Alur Pembelian sampai Stok Masuk

  1. Buat supplier.
  2. Buat purchase order.
  3. Terima barang melalui goods receipt.
  4. Verifikasi stok bertambah di inventory.
  5. Periksa costing dan jurnal bila dibutuhkan.

17.3 Alur Penjualan Harian

  1. Buat atau import sales order.
  2. Verifikasi item dan customer.
  3. Proses fulfillment.
  4. Gunakan package scan untuk validasi resi.
  5. Cetak dokumen jika perlu.

17.4 Alur Storefront E-commerce

  1. Pastikan kategori dan produk sudah aktif e-commerce.
  2. Pastikan tampilan storefront sudah disimpan dari E-commerce > Builder.
  3. Buat voucher jika ada promo storefront.
  4. Customer melakukan checkout dari /shop/[tenantSlug].
  5. Periksa order yang masuk ke modul Sales.
  6. Jika order sudah dibayar, status customer berpindah dari To Pay ke To Ship.
  7. Update status fulfillment dari Sales > Orders saat order dikirim, diterima, selesai, atau dibatalkan.
  8. Status di order history storefront customer akan mengikuti update dashboard.
  9. Pantau member, voucher, dan KOL jika campaign sedang berjalan.

17.5 Alur Produksi

  1. Buat recipe.
  2. Buat work order.
  3. Keluarkan material dengan material issuance.
  4. Gunakan production tasks untuk pembagian kerja.
  5. Pantau output dan biaya produksi.

17.6 Alur Audit Stok

  1. Buat sesi stock opname.
  2. Input quantity fisik.
  3. Submit dan approve.
  4. Finalize untuk mengoreksi stok sistem.

18. Best Practices Penggunaan

  • Gunakan SKU yang konsisten dan unik untuk semua produk.
  • Pastikan supplier, customer, dan channel dibuat dengan nama standar yang sama.
  • Jangan menunda goods receipt jika barang sudah diterima.
  • Gunakan stock opname berkala untuk menjaga akurasi data.
  • Gunakan import marketplace hanya dengan template yang sesuai.
  • Aktifkan e-commerce hanya untuk kategori dan produk yang siap dijual publik.
  • Uji checkout, voucher, dan tampilan storefront sebelum campaign berjalan.
  • Pantau fee ledger KOL sebelum menyetujui withdrawal.
  • Periksa lagi quantity dan unit sebelum menyimpan purchase order atau goods receipt.
  • Gunakan backup sebelum melakukan perubahan besar atau restore.

19. Kesalahan yang Sering Terjadi

19.1 SKU Tidak Cocok Saat Import

Penyebab:

  • SKU pada file marketplace berbeda dengan SKU di product master.

Solusi:

  • Samakan SKU di product master dan template import.

19.2 Stok Tidak Sesuai

Penyebab umum:

  • Goods receipt belum dibuat.
  • Ada transaksi yang dibatalkan tetapi belum diverifikasi.
  • Belum dilakukan stock opname setelah selisih fisik.

Solusi:

  • Periksa goods receipt, inventory adjustment, dan stock opname.

19.3 Tracking Number Tidak Ditemukan Saat Scan

Penyebab:

  • Resi belum masuk ke sales order.
  • Salah input nomor tracking.
  • Sales order tidak ditemukan pada akun bisnis yang sedang digunakan.

Solusi:

  • Periksa data sales order dan pastikan order tersebut memang ada pada akun bisnis yang sedang digunakan.

19.4 User Tidak Bisa Mengakses Halaman Tertentu

Penyebab:

  • Role user tidak memiliki akses.

Solusi:

  • Periksa role user dan hubungi admin internal jika akses perlu diperbarui.

20. Troubleshooting Singkat

Jika data tidak muncul

  • Periksa filter tanggal.
  • Periksa kolom search.
  • Pastikan Anda berada di akun bisnis yang benar dan data yang dicari memang sudah tersimpan.

Jika export gagal

  • Ulangi export setelah refresh halaman.
  • Pastikan data dan filter tidak kosong.

Jika backup gagal

  • Periksa akses role.
  • Periksa konfigurasi storage bila dikelola oleh tim teknis.

Jika jurnal otomatis belum sesuai

  • Periksa apakah transaksi sumber sudah tersimpan dengan benar.
  • Koordinasikan dengan admin atau tim teknis untuk review akun default keuangan bisnis.

21. FAQ

Apakah saya perlu memilih akun bisnis saat login?

Tidak. Manual book ini disusun untuk penggunaan akun bisnis SaaS dari sisi pelanggan, sehingga pengguna langsung bekerja di akun bisnis yang sudah disiapkan untuk perusahaan Anda.

Apakah import sales order otomatis menambah stok?

Tidak menambah stok. Import sales order akan mengurangi stok untuk item yang track stock-nya aktif, selama order tidak berstatus cancelled. Jika order yang sama di-import ulang, sistem akan mengembalikan stok dari data lama terlebih dahulu, lalu menghitung ulang stok berdasarkan data import terbaru. Import bersifat all-or-nothing per file dan gagal jika stok tidak cukup.

Kapan fee KOL tercatat?

Fee KOL tercatat setelah order yang memakai kode KOL sudah dibayar. Order yang belum dibayar tidak langsung menambah fee ledger KOL.

Apa yang terjadi jika bonus promo habis saat checkout?

Jika stok produk utama habis, checkout gagal dan order tidak dibuat. Jika yang habis adalah stok bonus promo, bonus akan di-skip dan order tetap dibuat tanpa bonus tersebut.

Apakah goods receipt harus selalu memakai PO?

Idealnya ya, agar proses pembelian tetap terkontrol. Namun penggunaan akhir mengikuti kebijakan operasional bisnis Anda.

Kapan sebaiknya stock opname dilakukan?

Minimal secara berkala, misalnya mingguan atau bulanan, dan setiap kali ada indikasi selisih stok.

Siapa yang boleh melakukan backup?

Biasanya OWNER atau ADMIN yang diberi wewenang untuk melakukan backup data.

22. Penutup

SellerCuan dirancang untuk membantu tim bekerja lebih rapi, lebih cepat, dan lebih terukur. Agar hasil penggunaan maksimal, pastikan data master dijaga tetap konsisten, workflow dijalankan berurutan, dan proses audit dilakukan secara berkala.

Jika manual book ini ingin dikembangkan lebih lanjut, versi berikutnya dapat ditambah dengan:

  • SOP per divisi.
  • Screenshot langkah penggunaan.
  • Matriks hak akses per role.
  • Checklist closing harian, mingguan, dan bulanan.